26.7.2024 Lange Warteschlangen auf der Oxfordstraße sind sehr oft zu beobachten. 10, 20 oder mehr Personen warten hier auf den Einlass zum Ausländeramt und das Passieren der Sicherheitskontrolle. Oftmals müssen einige am Folgetag noch einmal anstehen, weil sie nicht dran kamen - unzumutbare Zustände nicht nur für Geflüchtete, sondern für alle in Bonn lebenden, arbeitenden oder studierenden Menschen aus Ländern außerhalb der EU, die sich um einen Aufenthaltstitel, seine Verlängerung oder anderes bemühen müssen.
Nun soll Abhilfe geschaffen oder zumindest eine Verbesserung erzielt werden. Die Stadtverwaltung schlägt dem Stadtrat neben verschiedenen Sofortmaßnahmen die Erarbeitung eines Konzeptes vor.
Sofort-Maßnahmen... soll eine Dauerausschreibung für freie Stellen veröffentlicht und Termine für Bewerbungsgespräche in kurzen Abständen regelmäßig fest eingeplant werden, um freie Stellen schneller besetzen zu können. Die Einarbeitung und Nachqualifizierung neuer Kräfte soll professionalisiert und ein neues „Team Ausbildung & Studium“ als zentrale Anlaufstelle für international Studierende und künftige Fachkräfte eingerichtet werden.
... Ausländerbehörde ... dauerhaft so aufstellt, dass den Herausforderungen mit den klaren Zielen Kundenorientierung und Mitarbeitendenbindung entsprochen werden kann. In einem Transformationsprozess mit externer fachlicher Begleitung soll ermittelt werden, wie diese Ziele erreicht werden können.
Dazu eine Pressemitteilung der Stadt Bonn mit dem Titel:
Ausländerbehörde für die Zukunft aufstellen
19.07.2024 Die Ausländerbehörde ist die erste Anlaufstelle für Migrant*innen bei allen Fragen rund um den Aufenthalt in Bonn. Da sich die Dienststelle der Stadtverwaltung Bonn seit einigen Jahren großen Herausforderungen gegenübersieht, möchte sie sich für die Zukunft aufstellen. In einer Vorlage für die Politik schlägt die Stadtverwaltung die Erarbeitung eines Konzeptes und verschiedene Sofort-Maßnahmen vor.
Die Zahl der Menschen, die die Hilfe der Ausländerbehörde benötigen, ist kontinuierlich gestiegen. Wurden während der Fluchtmigration im Jahr 2016 rund 16.000 Personen mit befristeter Aufenthaltserlaubnis aus Ländern außerhalb der EU geführt, sind es im Jahr 2024 fast 33.000 Menschen. Davon entfällt der überwiegende Teil auf Personen, die über die sogenannte gesteuerte Migration, also mit Visum oder erlaubt visumfrei, zu einem bestimmten Aufenthaltszweck wie einer Erwerbstätigkeit, Ausbildung oder Studium oder im Rahmen des Familiennachzuges nach Bonn kommen.
Komplexe Regelungen und Fachkräftemangel
Trotz fortschreitender Digitalisierung sind gleichzeitig Prozesse aufgrund rechtlicher Vorgaben zeitlich nicht kürzer geworden. Zudem werden ausländerrechtliche Regelungen mit jeder Fortschreibung der Gesetzgebung in der Regel komplexer. Neben dem nationalen Recht muss auch solches der EU-Mitgliedsstaaten und weitergehendes internationales Recht berücksichtigt werden.
Dies alles führt zu einer mittlerweile chronischen Überlastung der Ausländerbehörde. Anträge und Beratungsanfragen können nur mit Verzögerung bearbeitet werden, was wiederum zu vielen Sachstandsanfragen und Beschwerden führt. Personalausfälle durch Erkrankungen, urlaubsdingte Abwesenheiten und vorübergehende Vakanzen bei Personalabgängen können kaum von den anwesenden Mitarbeitenden aufgefangen werden, weil diese schon mit den eigenen Aufgaben mehr als ausgelastet sind. Gleichzeitig sind das Fehlen von Fachkräften und eine hohe Fluktuation am Arbeitsmarkt die Gründe, warum freie Stellen weder schnell noch nachhaltig mit Verwaltungsfachkräften oder geeigneten, zu qualifizierenden Quereinsteiger*innen besetzt werden können.
Konzept und Sofort-Maßnahmen
Vor diesem Hintergrund möchte die Stadtverwaltung ein umfassendes Konzept erstellen und umsetzen, mit dem die Ausländerbehörde sich dauerhaft so aufstellt, dass den Herausforderungen mit den klaren Zielen Kundenorientierung und Mitarbeitendenbindung entsprochen werden kann. In einem Transformationsprozess mit externer fachlicher Begleitung soll ermittelt werden, wie diese Ziele erreicht werden können.
Damit sich die beschriebene Situation nicht weiter verschärft, schlägt die Stadtverwaltung der Politik verschiedene Sofort-Maßnahmen zur Umsetzung vor. So soll eine Dauerausschreibung für freie Stellen veröffentlicht und Termine für Bewerbungsgespräche in kurzen Abständen regelmäßig fest eingeplant werden, um freie Stellen schneller besetzen zu können. Die Einarbeitung und Nachqualifizierung neuer Kräfte soll professionalisiert und ein neues „Team Ausbildung & Studium“ als zentrale Anlaufstelle für international Studierende und künftige Fachkräfte eingerichtet werden.
Um diese unmittelbaren Verbesserungen umsetzen und in die größeren organisatorischen Veränderungen mit erfahrenem Fachpersonal gehen zu können, sollen einige personelle Maßnahmen noch in diesem Jahr umgesetzt werden.
Beschlussvorlage veröffentlicht
Die ausführliche Beschlussvorlage „Aktuelle Situation, Stabilisierung und Transformation der Ausländerbehörde ist hier (Öffnet in einem neuen Tab) veröffentlicht.
Beschlussvorschlag
1. Der Rat nimmt die aktuelle Situation in der Ausländerbehörde zur Kenntnis.
2. Zur raschen Stabilisierung der Arbeitssituation werden folgende Maßnahmen beschlossen:
a. Die Anstrengungen zur Besetzung der vorhandenen vakanten Stellen müssen gemeinsam fortgesetzt werden, um die Belastung der Mitarbeitenden möglichst zeitnah zu reduzieren.
b. Zur Kompensation der geringeren Fallzahl der Einarbeitenden (ca. 50% der Fallzahl eines VZÄ) wird eine Stelle als Sachbearbeitung in der Wertigkeit A9 L1E2 LBesG eingerichtet
c. Für die Leitung des neuen Sachgebiets „Team Ausbildung & Studium“ wird eine neue Stelle in der Wertigkeit EG11/A12 eingerichtet.
d. Zusätzlich wird, ebenfalls für das neue Sachgebiet „Team Ausbildung & Studium“, eine Stelle „Ordnungsverfügungen“ EG9c/A10 geschaffen.
3. Die mit der Einrichtung der Stellen verbundenen zusätzlichen Personalkosten werden im Rahmen der kommenden Etatberatungen nachgemeldet.
4. Der Rat nimmt zur Kenntnis:
a. Dass zur besseren Verteilung der wachsenden Anzahl von Mitarbeitenden und deren thematischen Schwerpunktsetzungen ein neues Sachgebiet „Team Ausbildung & Studium“ gegründet wird.
b. Dass für die zentrale Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden im Bereich Allgemeines Aufenthaltsrecht in nächsten Monitoring-Bericht drei Stellen zu Anhebung auf den Stellenwert A 9+Z LBesG NRW vorgeschlagen werden.
c. Dass die Stellenwerte der Teamleitungen im Bereich Allgemeines Aufenthaltsrecht mit den Stellenplannummern 33/620010, 33/630010 und 33/640010 im nächsten Monitoring-Bericht zur Anhebung vorgeschlagen werden (vom derzeitigen Stellenwert A 11 LBesG NRW auf den Stellenwert A 12 LBesG NRW).
5. Für einen umfassenden Transformationsprozess der Ausländerbehörde wird eine externe fachliche Begleitung beauftragt. Dies wird aus Fördermitteln des Landes refinanziert.
6. Um diesen Transformationsprozess unter dem Schwerpunkt Digitalisierung voranzutreiben, wird eine Stelle A11 LBesG NRW für die zweijährige Laufzeit des Projektes eingerichtet. Die zusätzlichen Personalkosten werden bereitgestellt. Die Deckung erfolgt für die Jahre 2024 und voraussichtlich 2025 vollständig über Fördermittel.
Begründung
Im Folgenden wird zunächst der Ist-Zustand der Ausländerbehörde aus vier Betrachtungswinkeln beschrieben. Hierbei werden auch die Handlungsnotwendigkeiten deutlich. Welche Ziele sich in der Folge für eine Transformation ergeben, ist im zweiten Teil dargestellt. Final werden dann die vorgeschlagenen Maßnahmen skizziert.
1. Der Ist-Zustand der Ausländerbehörde
Verändert
Die kommunalen Ausländerbehörden sind in den zurückliegenden Jahren einer drastischen Aufgabenveränderung ausgesetzt gewesen, die auch aktuell anhält. Themen von öffentlicher Wirksamkeit, die hierzu beigetragen haben, waren zum Beispiel:
• Die Fluchtmigration infolge des Syrienkrieges
• Die kurzfristige Aufnahme von afghanischen Ortskräften nach der Machtübernahme durch die Taliban
• Die Zuwanderung seit dem russischen Angriff auf die Ukraine
• Zwei umfangreiche Rechtsänderungen in Bezug auf die Fachkräfteeinwanderung
• Die Auswirkungen der weltweiten Corona-Schutzmaßnahmen auf die internationale Migration
• Der Brexit
Diese Veränderungen prägen auch die aktuelle Situation der Ausländerbehörde in Bonn, die Auswirkungen dauern in vielen Bereichen an.
Die Zahl der Kund*innen der Ausländerbehörde Bonn ist in den zurückliegenden Jahren beträchtlich gestiegen. Dies wird schon deutlich bei Begrenzung des Blicks auf die Kund*innen, die mit einer befristeten Aufenthaltserlaubnis in Bonn leben. Hierbei handelt es sich um die Kund*innen, die in relativ kurzen Abständen Anträge bei der Ausländerbehörde stellen müssen, anders als Personen mit unbefristeter Niederlassungserlaubnis oder freizügigkeitsberechtigte Staatsangehörige aus anderen EU-Ländern.
Wurden 2016 als aktive Kund*innen in diesem engeren Sinne, mit Fortschreiten der damaligen Fluchtzuwanderung, schon rund 18.000 Personen geführt, sind es heute fast 33.000 Menschen. Davon entfällt der überwiegende Teil auf Menschen, die über die sogenannte gesteuerte Migration, also mit Visum, oder erlaubt visumfrei zu einem bestimmten Aufenthaltszweck (Erwerbstätigkeit, Ausbildung/Studium, Familiennachzug u.a.) nach Bonn kommen.
Trotz der Ausrichtung auf die Digitalisierung sind die Prozesse infolge rechtlicher Vorgaben nicht immer kürzer geworden. Konnten etwa früher Aufenthaltstitel auch als Klebeetikett in den Nationalpass erteilt werden, so ist dies mittlerweile nur noch in sehr begrenzten, zeitlich kurz befristeten Ausnahmefällen möglich. Die gesetzliche Regel sieht die Ausstellung eines elektronischen Aufenthaltstitels (gleich dem Personalausweis, allerdings in vielen Fällen von deutlich kürzerer Gültigkeitsdauer) vor, wofür zwei persönliche Vorsprachen erforderlich sind: einmal für die Aufnahme der persönlichen biometrischen Daten, noch einmal für die persönliche Aushändigung der Aufenthaltskarte.
Zudem werden ausländerrechtliche Regelungen mit jeder Fortschreibung der Gesetzgebung in der Regel komplexer. Neben dem nationalen Recht muss auch solches der EU-Mitgliedsstaaten und weitergehendes internationales Recht berücksichtigt werden. Die Komplexität macht es den Antragstellenden nahezu unmöglich, sich selbst ein Bild über alle aufenthaltsrechtlichen Möglichkeiten, die Konsequenzen einer möglichen Wahl zwischen verschiedenen befristeten Aufenthaltserlaubnissen für einen späteren Wechsel in eine Niederlassungserlaubnis, oder für eine Einbürgerung zu überblicken.
Die gesetzlichen Bestimmungen zur Erwerbstätigkeit haben mit dem neuen Fachkräfteeinwanderungsgesetz, dass in drei Tranchen versetzt in Kraft tritt, einen Grad der Komplexität erreicht, der nicht nur im Interesse der Kund*innen und Unternehmen, sondern auch für eine Handhabbarkeit in der Sachbearbeitung, die ausschließliche Bearbeitung dieses Abschnitts im Aufenthaltsgesetz in einem besonderen Team („Team Work“) erforderlich machte.
Diese anhaltende Lage führt zu einer mittlerweile chronischen Überlastung der Ausländerbehörde. Anträge und Beratungsanfragen können nur mit Zeitverzögerung abgearbeitet werden, was zu vielen Sachstandsanfragen und Beschwerden, wie auch zu Untätigkeitsklagen, führt. Personalausfälle infolge von Erkrankungen, urlaubsdingte Abwesenheiten und vorübergehende Vakanzen bei Personalabgängen können nur in geringem Maße von den anwesenden Mitarbeitenden vertreten werden, weil diese schon mit den Aufgaben aus eigener Zuständigkeit mehr als ausgelastet sind. Das Bestreben, die Aufgaben so zu erledigen, dass nach Möglichkeit den Kund*innen keine aufenthaltsrechtlich verursachten Probleme entstehen, führt insbesondere vor einer längeren Urlaubszeit zu einer psychischen Belastung, die sich nach Rückkehr an den Arbeitsplatz noch verstärkt, weil dann Arbeitsüberhänge entstanden sind, die nur mit viel zusätzlichem Kraftaufwand wieder abzuarbeiten sind.
Dabei ist die Zahl der Personalstellen in der Ausländerbehörde rückblickend immer wieder erhöht worden, zuletzt etwa im Rahmen der Fluchtzuwanderung aus der Ukraine. Direkt qualifizierte Verwaltungskräfte stehen aber auf dem Fachkräftemarkt nicht annähernd in ausreichender Zahl zu Verfügung. Die Verwaltungsarbeit mit einem hohen Anteil an direkter Publikumsbedienung – was auch die Möglichkeit von flexiblen Arbeitszeiten und mobilem Arbeiten einschränkt – und der Anforderung von vertiefender Rechtsanwendung ist nicht für alle Verwaltungsfachkräfte attraktiv. Um die in diesem Arbeitsfeld interessierten Fachkräfte konkurrieren kommunale Ausländerbehörden, Zentrale Ausländerbehörden des Landes, das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge und viele mehr.
Die hohe Fluktuation am Arbeitsmarkt macht sich wie in sehr vielen Bereichen auch in der Ausländerbehörde bemerkbar. Es ist über die zurückliegenden Jahre nicht gelungen, freie Stellen so schnell und nachhaltig mit Verwaltungsfachkräften oder geeigneten nachzuqualifizierenden Quereinsteigenden zu besetzen, dass die Arbeitslast auf mehr Mitarbeitende verteilt werden kann. Bis neue Kolleg*innen so eingearbeitet sind, dass ihnen zumindest die weitere Einarbeitung im laufenden Betrieb zugemutet werden kann, sind bereits wieder andere Stellen nachzubesetzen. Wegen des hohen Arbeitsdrucks müssen neue Kräfte zum Teil sehr früh vakante Aufgabenbereiche übernehmen, was zu Überforderung und Unzufriedenheit führen kann.
Verärgert
In der aktuellen Arbeitsmarktlage gelingt es nicht, die personellen Kapazitäten in gleichem Maße zu erhöhen und zu erhalten, wie der Fallzahlen- und Aufgabenzuwachs dies erfordern würde. Die Sachbearbeiter*innen, die Anträge auf Erteilung oder Verlängerung einer Aufenthaltserlaubnis bearbeiten, sind heute für eine deutliche höhere Zahl von Antragstellenden zuständig, als noch zum Zeitpunkt der letzten größeren Organisationsuntersuchung in der Ausländerbehörde.
Auswirkungen für die Kund*innen sind die eingeschränkte Erreichbarkeit der Ausländerbehörde, verzögerte Reaktionszeiten auf Anfragen und Anträge, eingeschränkte Beratungskapazitäten und ähnliches.
In der Konsequenz machen mehr Kund*innen als zuvor Gebrauch von der Möglichkeit, ihr Anliegen zumindest übergangsweise im Team „Offene Gruppe“ (für nicht termingebundene, spontane Vorsprachen) klären zu lassen. Nicht selten ist das Publikumsaufkommen hier so hoch, dass nicht alle Besucher*innen am gleichen Tag bedient werden können. Die Wartenden kommen nur verzögert in das Dienstgebäude, weil personelle und räumliche Kapazitäten, insbesondere in den Wartebereichen und in den Eingängen, wo eine Einlasskontrolle stattfindet, die Aufnahme von Kund*innen begrenzen. Verständlicherweise führen diese Schwierigkeiten zur Verärgerung.
Verzögert
Eine verzögerte Antragsbearbeitung ist in vielen Fällen von erheblichem Nachteil für die Kund*innen, etwa wenn der Aufenthaltsstatus unklar ist und Ängste entstehen, wenn eine Auslandsreise fraglich wird, wenn andere Stellen auf eine aktuelle aufenthaltsrechtliche Bescheinigung zuwarten oder wenn Unternehmen eine rasche Klärung der Beschäftigungsmöglichkeit benötigen.
Verzögerungen bis zur Sachentscheidung sind aber auch für die Organisation von Nachteil, weil oftmals zusätzlicher Arbeitsaufwand entsteht, indem eine sogenannte Fiktionsbescheinigung als vorläufige Verlängerung des bestehenden Aufenthaltstitels ausgestellt werden muss, was wiederum Arbeitskapazitäten beansprucht.
Für die Organisation ist zudem problematisch, dass freie Stellen nur verzögert mit neuen, bereits produktiven Kräften besetzt werden können. Neben dem zeitlichen Verzug durch das Besetzungsverfahren selbst bedürfen neue Kräfte längerer Einarbeitungszeit und größerer Nachqualifizierung, weil schon seit Jahren zunehmend Quereinsteigende eingestellt werden müssen, die nicht über eine Verwaltungsausbildung und nicht über Grundkenntnisse des Verwaltungsrechts verfügen.
Verloren
Im schlimmsten Fall können Probleme in der aufenthaltsrechtlichen Antragsbearbeitung dazu führen, dass Wirtschaftsunternehmen Arbeitskräfte verlieren, womit in der Folge Bonn eventuell auch Einwohner*innen verliert.
Verloren fühlen sich aber auch neue Mitarbeitende, wenn sie zu einem verfrühten Stadium in ihrer Einarbeitung Entscheidungsprozesse mitverantworten müssen, für die eine umfassende Fachkompetenz noch nicht vorhanden sein kann. Die Folge ist die Abwanderung in andere Verwaltungsbereiche. In der Ausländerbehörde ist in den vergangenen Jahren nie der Zustand erreicht worden, dass alle vorhandenen Stellen besetzt und die Stelleninhaber*innen eingearbeitet und vollständig einsatzfähig waren.
Zusammenfassend muss festgestellt werden, dass sich trotz großer organisatorischer Flexibilität in den zurückliegenden Jahren, was die Anpassung an neue rechtliche wie tatsächliche Gegebenheiten angeht, trotz bereits umgesetzter wie in konkreter Planung befindlicher organisatorischer Fortentwicklung wie der Einführung der digitalen Ausländerakte und Antragsangebote, eine Situation eingetreten ist, die von großem Nachteil für Kund*innen und Mitarbeitende ist. Es gilt, ein umfassendes Konzept zu erstellen und umzusetzen, mit dem die Ausländerbehörde sich nachhaltig so aufstellt, dass den schon bestehenden Herausforderungen mit den klaren Zielen Kundenorientierung und Mitarbeitendenbindung entsprochen werden kann – ein Konzept, das aber gleichermaßen auf die Zukunft ausgerichtet ist, in der Fach- und Arbeitskräftezuwanderung in Erwerbstätigkeit, Ausbildung und Studium eine immer wichtigere Rolle spielen werden, und das in künftigen Szenarien einer Fluchtzuwanderung die behördliche Funktionsfähigkeit über die gesamte Aufenthaltsdauer der Geflüchteten sicherstellt.
Dazu soll ein nachhaltiger Transformationsprozess in der Ausländerbehörde initiiert werden, der Organisationsentwicklung und Digitalisierung zum Vorteil der Kund*innen gleichermaßen berücksichtigt, wie Organisationskultur und Change-Begleitung, um die Fachabteilung als attraktives Arbeitsfeld aufzustellen.
ABH BN: besser ankommen
2. Ziele des Transformationsprozesses ABH BN: besser ankommen sind also: ... siehe weiter hier
Der Bonner GA berichtete am 27./28.07.2024:
Schlechter Service und lange Wartezeiten Ausländeramt in Bonn: Menschen müssen stehend auf Bürgersteig warten
Bonn · Vor dem Ausländeramt in der Oxfordstraße in Bonn müssen Kunden ohne Termin stundenlang auf Einlass warten. Die Stadt will das Amt, das oft in der Kritik steht, nach eigenen Angaben reformieren.
- nicht kostenfrei lesbar -